Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher (§ 5 DDG)

Inhaber: Florian Hasenstab
Dessauerstr. 11
63110 Rodgau
Telefon: +49 6106 2662071
Support: support@heyichbins.com
Ansprechpartner / Klärung: legal@heyichbins.com

2. Zweck der Website

HeyIchBins (https://heyichbins.com) ist ein unabhängiger Telefon-KI-Dienst für Unternehmen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für Betrieb, Registrierung, Telefonie-Dienstleistung, Support-Chat und gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

3. Support-Chat (Yabi) & E-Mail

Der Website-Support-Chat beantwortet Fragen zu Produkt und Service. Dabei werden Ihre Nachrichten und der Gesprächsverlauf verarbeitet (Session-ID, ggf. bis zu 7 Tage in Redis). Für eingeloggte Nutzer kann der Chat personalisierte Antworten geben (E-Mail/Name aus dem Konto). Über das Kontaktformular unter /hilfe oder direkt per E-Mail an support@heyichbins.com können Sie uns schreiben; Klärungsanfragen werden an legal@heyichbins.com weitergeleitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an Support).

4. Hosting, Sicherheit & Schutzmaßnahmen

Website und API werden in der EU (Rechenzentrum Frankfurt) betrieben. DNS und Edge-Schutz erfolgen über Cloudflare (DDoS-/Bot-Filterung, TLS). Anbieter können technische Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel) in Server-Logs verarbeiten. Übertragungen erfolgen verschlüsselt (HTTPS/TLS). Zugriffe auf Kundenkonten sind durch Authentifizierung, CSRF-Schutz, Rate-Limits und Mandantenisolation (jeder Kunde sieht nur eigene Daten) abgesichert. API-Schlüssel und Provider-Credentials werden ausschließlich serverseitig verarbeitet — nicht im Browser.

Sicherheitsmeldungen (Schwachstellen, verdächtige Aktivität): support@heyichbins.com — siehe auch security.txt.

5. Registrierung und Kundenkonto

Bei Registrierung verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. E-Mail, Name) zur Vertragserfüllung und Authentifizierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Telefonie und KI-Verarbeitung

Im Rahmen des Telefon-KI-Dienstes können Gesprächsdaten, Transkripte und Metadaten verarbeitet werden. Anrufer werden über Aufzeichnung bzw. KI-Verarbeitung informiert, sofern konfiguriert. AVV auf Anfrage. Zur Verifizierung von Mobilfunknummern (z. B. bei Registrierung) versenden wir einmalige SMS-Bestätigungscodes (OTP) über unseren SMS-Dienstleister. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung) bzw. lit. f (Betrugsprävention, Kontosicherheit).

7. Auftragsverarbeiter & Empfänger

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen — soweit erforderlich — Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO) bzw. Standardvertragsklauseln bei Drittlandtransfer bestehen:

• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland) — Zahlungsabwicklung, Abo- und Rechnungsdaten.
• ElevenLabs Inc. (USA, EU-Rechenzentrum genutzt wo verfügbar) — Sprachsynthese und Conversational-AI-Verarbeitung für Telefonanrufe; Drittlandtransfer auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln.
• DIDWW (Irland) — Bereitstellung und Routing von Telefonnummern (SIP-Trunking).
• Resend (USA) — Versand von Transaktions-E-Mails (Registrierung, Rechnungen, Benachrichtigungen); Drittlandtransfer auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln.
• seven.io / sms77 GmbH (Deutschland) — Versand von SMS-Bestätigungscodes, Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU.
• Cloudflare, Inc. (USA/EU) — DNS, CDN und Edge-Sicherheitsschutz (DDoS-/Bot-Filterung).

Eine vollständige Liste sowie Kopien bestehender AVV/SCC stellen wir auf Anfrage unter legal@heyichbins.com zur Verfügung.

8. Speicherfristen

• Anrufaufzeichnungen & Transkripte: 90 Tage nach dem Anruf, danach automatische Löschung — sofern Sie sie nicht vorher im Dashboard exportieren oder löschen.
• Support-Chat-Verlauf (Yabi): bis zu 7 Tage (Session-Speicher).
• Konto- und Vertragsdaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 6–10 Jahre nach § 147 AO / § 257 HGB für steuerrelevante Unterlagen).
• Rechnungs- und Zahlungsdaten (über Stripe): gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

9. Cookies & Tracking

Wir verwenden technisch notwendige Cookies (Session, Login, Sicherheits-Token) ohne Einwilligungspflicht nach § 25 Abs. 2 TTDSG. Für optionale Kategorien (Marketing/Werbeanzeigen) holen wir Ihre Einwilligung über ein Consent-Banner ein; Sie können diese jederzeit widerrufen. Details und Kategorien: /cookies.

10. Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch — sowie Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Kontakt: support@heyichbins.com, Klärung: legal@heyichbins.com.

Zuständige Aufsichtsbehörde: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI), Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden — datenschutz.hessen.de.